ClubPlanner Seminar 2026: praktische inzichten in retentie, AI en opschaling

Op 26 maart 2026 kwamen fitnessondernemers en clubmanagers uit het hele land bijeen in de Landgoederij in Bunnik voor het ClubPlanner Seminar 2026. Een dag vol concrete inzichten en bruikbare ideeën over de uitdagingen waar we vandaag de dag allemaal mee te maken hebben: retentie verbeteren, slimmer werken met AI en succesvol opschalen.

Peter van der Kwaak, CEO van ClubPlanner, heette iedereen van harte welkom en opende de dag met een korte introductie. Vervolgens gaf hij het woord aan de hoofdkeynote van Deborah Nas, parttime professor Strategic Design for Technology-based Innovation aan de TU Delft en een van de meest gevraagde sprekers op het gebied van AI en innovatie. Met meer dan 25 jaar ervaring in innovatieprojecten liet zij zien hoe organisaties doordacht en toekomstbestendig kunnen inspelen op de razendsnelle ontwikkelingen in AI. Ze combineerde wetenschappelijke inzichten met praktische voorbeelden en benadrukte hoe mens en technologie elkaar kunnen versterken – zonder dat technologie de regie overneemt. Haar keynote zette direct de toon voor de dag: hoe blijf je als fitnessclub relevant, mensgericht en wendbaar in een wereld die steeds slimmer wordt?

Na deze inspirerende opening deelde Levi Roelofsma de nieuwste ontwikkelingen binnen ClubPlanner. Hij liet zien hoe het platform zich verder ontwikkelt tot een systeem dat je meer grip geeft op leads, verkoop, de member journey en het contact met je leden. Centraal stonden de nieuwe AI-agents die via een geïntegreerde inbox, website-widget en WhatsApp automatisch kunnen reageren, afspraken inplannen en acties triggeren. Ook werd het nieuwe churn-predictionmodel geïntroduceerd, dat op basis van bezoek- en opzegpatronen dreigende uitval vroegtijdig signaleert. De bèta-uitrol hiervan start in week 15.

Daarnaast passeerden nieuwe integraties met seca, InBody, BenFit en MyWellness de revue, evenals praktische securityverbeteringen zoals twee-factor-authenticatie en IP-restricties. Allemaal functionaliteiten die jou als clubondernemer of manager kunnen helpen om efficiënter en professioneler te werken.

Vervolgens zoomde Mike ter Hofstede in op actuele branchecijfers. Hij vergeleek 2025 met 2024 en liet zien dat de gemiddelde retentie stabiel rond de 97% blijft. Wel signaleerde hij een stijging van low-users (van 24 naar 30%) en een daling van de gemiddelde sponsortijd (van 150 naar 133 dagen). Volgens Mike ligt een belangrijke sleutel in een sterke onboarding in de eerste twaalf weken. Een praktijkvoorbeeld toonde aan dat een goed gestructureerde intake en automatische engagement-flows de retentie in de eerste drie maanden met circa 8 procent kunnen verhogen.

Retentie en AI in de praktijk
Jan Middelkamp nam de zaal mee in de wereld van evidence-based retentie. Met een heldere driedeling – inzicht, eigen onderzoek en concrete acties – liet hij zien hoe je data kunt gebruiken om zowel trainingsfrequentie als betaalretentie te verbeteren. Hij benadrukte het belang van causaliteit boven correlatie en deelde resultaten uit zijn eigen RCT-studie naar self-efficacy-interventies. Praktische tips voor A/B-testen in je eigen club maakten zijn verhaal direct toepasbaar.

Na de lunch zoomden Sonny Proeger en Abner van den Hout in op de werking van AI-agents. Ze legden op toegankelijke wijze uit hoe large language models werken en waarom ClubPlanner kiest voor een team van gespecialiseerde agents (Vragen, Booking en Retentie) met clubspecifieke kennis en guardrails. Belangrijke boodschap: AI vervangt je team niet, maar maakt het wél een stuk effectiever. De sessie sloot af met praktische handvatten voor prompt-ontwerp en segmentatie.

Opschalen in de praktijk
Twee sterk aanvullende presentaties gingen over opschalen. Lisa van Essen en Alessia Chericoni deelden ervaringen uit drie zeer verschillende concepten: Sportcentrum Velserbroek, NJOY Fitness en The Reflex. Ze lieten zien welke uitdagingen ontstaan bij groei en hoe standaardisatie, centraal inzicht en change management (via het ADKAR-model) daarbij cruciaal zijn. ClubPlanner ondersteunt dit onder andere met een organisatie-dashboard, benchmarking en locatie-specifieke inrichting.

Direct daarna liet Lisa samen met Hylke van Dongen van Sport Connect zien hoe je vanaf dag één opschalingsproof kunt bouwen. Met hun 3-lagenmodel (strategie, systemen en locaties) en de vertaling daarvan naar ClubPlanner (gestandaardiseerde berichten, automatische taakgenerator en centraal configuratie-beheer) wordt groei een stuk overzichtelijker en minder chaotisch.

Data, loyaliteit en beleving
Kathleen Vogel en Theresa Schuback lieten zien hoe objectieve body-composition-data via de integratie met seca coaches helpt gerichter te coachen, leden beter te motiveren en clubs zich te profileren als volwaardige health-partners. In een markt waar concurrentie steeds meer om data-gedreven geloofwaardigheid draait, is dit een relevante ontwikkeling.
William van Lent van FitPeaks ging in op veranderende loyaliteit en gaf een preview van CheQuR, een nieuw belonings- en activatiesysteem om leden langer en sterker te binden.
Dave Wurms sloot het inhoudelijke deel af met een inspirerend verhaal over klantbeleving. Met het Delivery Gap-model liet hij zien dat er vaak een groot verschil zit tussen hoe klantgericht we dénken te zijn en hoe leden dat daadwerkelijk ervaren. Hij gaf concrete handvatten om dit structureel te verbeteren.

Tot slot demonstreerden Bente Pieters en Joep van Leuken van BenFit hoe voeding schaalbaar onderdeel kan worden van je ledenbegeleiding. Via de nieuwe koppeling met ClubPlanner loopt het proces van intake tot wekelijkse maaltijdplannen en reminders grotendeels automatisch. Een poll in de zaal bevestigde wat velen al vermoeden: gemak is vaak de grootste voorspeller van succesvol eetgedrag.

Wil jij ook concreet ontdekken hoe AI en slimme automatisering jou kunnen helpen om retentie te verhogen, je processen efficiënter te maken en toekomstbestendig te groeien – zonder dat je team wordt vervangen? Ga dan naar www.clubplanner.nl en lees meer over de mogelijkheden voor jouw club.